Samen met een grote groep vrienden de sneeuw in: het kan supergezellig zijn. Maar een geslaagde groepsreis vraagt om flink wat organisatie. Je zit niet te wachten op afhakers of ontevreden medereizigers. Waar moet je op letten om het leuk te houden? De Wereldomroep zette een aantal tips op een rijtje:

Stel vast wat jullie eisen zijn
Lukraak op internet zoeken naar een geschikte vakantie heeft vaak weinig zin. Daarvoor is het aanbod nu eenmaal te groot. Beter is om eerst te inventariseren wat jullie willen. Wat voor soort gebied past bij jullie ski-ervaring? Moet er wild worden gestapt? Wat willen jullie betalen? Thijs de Lint boekte dit jaar de lustrumreis voor de Rotterdamse studentenvereniging Laurentius. De lustrumcommissie maakte eerst een duidelijke eisenlijst: ‘Het moest niet te veel kosten, we wilden minimaal 180 kilometer aan pistes, met de hele groep in één complex en een goede bierprijs.’

Maar…..wees niet té democratisch
Iedereen stelt andere eisen aan een vakantie. De één wil om acht uur ’s ochtends op een zwarte piste staan, een ander verlangt naar nachtenlange hospartijen. ‘Geef iedereen een stem en je komt er nooit uit,’ zegt de 29-jarige Cornell Scherrenburg. De Bredase gaat elk jaar op wintersport met een groep van tussen de 6 en 18 vrienden. ‘Het beste is om twee mensen aan te stellen die op zoek gaan naar een geschikte reis. Zij leggen hun voorstel vervolgens voor aan de rest van de groep. Soms vinden anderen nog een goedkoper alternatief, maar daarna is het simpel; of je gaat mee, of niet.’ Bij één van haar eerste groepsvakanties zag Cornell hoe het niet moet. De hele vriendinnenclub praatte wekenlang mee, mailtjes gingen over en weer. ‘Dat zorgde voor veel gedoe.’

Wees duidelijk en eerlijk
‘Slechte communicatie binnen een groep kan leiden tot grote teleurstelling,’ vertelt Toon Kessen van Husk, een reisorganisatie voor studenten. ‘Als er vooraf té grote verwachtingen zijn, heb je achteraf ontevreden reizigers. De hoofdboeker moet duidelijk laten weten: dit betaal je, dit krijg je daarvoor terug.’ Hij vervolgt: ‘de goedkoopste reizen zijn er al vanaf 29 euro. Voor dat bedrag heb je een basic studio. Je kunt dan geen luxe villa met satijnen lakens verwachten.’

Durf te onderhandelen
Zeker als je met een grote groep gaat, is er bij reisorganisaties nog onderhandelingsruimte. Thijs de Lint ging voor zijn lustrumreis met twee organisaties in onderhandeling. ‘Je kijkt dan naar de eisen die wij stellen aan een reis en de prijs die zij daarvoor vragen.’ Ook over de bierprijs werd onderhandeld, vertelt De Lint. ‘Er is best veel speelruimte. Uiteindelijk wil je natuurlijk de beste reis, voor de beste prijs.’ Kessen: ‘Van beide kanten probeer je de prijs natuurlijk zo scherp mogelijk te krijgen.’

Wees Realistisch
Voor je hele studentenvereniging tien bussen reserveren, het klinkt als een stoer plan. Maar je moet die bussen ook nog vol zien te krijgen. ‘Het is wel eens voorgekomen dat organisatoren voor vijftig mensen een reis boekten, en dat er uiteindelijk maar twintig mee gingen,’ vertelt Kessen. Zuur voor de boeker, maar ook voor de reisorganisatie. Die zit met gereserveerde kamers die toch moeten worden betaald. Om dit soort problemen te voorkomen houdt Husk tegenwoordig veel contact met de hoofdboeker. Kersen: ‘Zo kunnen we het op tijd signaleren als het niet loopt.’ Bij de Rotterdamse studentenvereniging konden de wintersporters nog voor een bepaalde datum afzeggen, maar uiteindelijk haakten twee mensen toch later nog af. De Lint: ‘Ze konden niemand vinden om hun plaatsen in te nemen. We hebben ze toen toch laten betalen, anders zou het de vereniging geld hebben gekost. Soms moet je ook streng zijn.’

Meer wintersportartikelen>